Technip Energies, l’esperienza utente come leva del cambiamento tecnologico
Rendere gli spazi più semplici da usare e più in linea con le abitudini di lavoro di oggi, sia per i dipendenti che per i clienti: da questo scopo è partito l’intervento di adeguamento tecnologico di Technip Energies Italy con la collaborazione di VideoGecom, che ha riguardato Auditorium, Sala del Consiglio, Training Room e le diverse meeting room della sede di Roma
Gli uffici romani di Technip Energies, multinazionale francese che si occupa della progettazione e realizzazione di progetti di ingegneria e costruzione più grandi e complessi al mondo nel settore energetico, adottavano una infrastruttura tecnologica importante – di rete e multimediale – per le diverse sale riunioni, frutto tuttavia di interventi successivi e non sempre integrati tra loro. Le sale erano infatti state progettate secondo un modello di utilizzo in presenza, per ospitare incontri e presentazioni.
La necessità di Technip Energies di offrire strumenti di lavoro adeguati a gruppi di progetto complessi formati da clienti, partner internazionali e personale Technip Energies, unita all’affermarsi del lavoro ibrido, hanno progressivamente mostrato il limite di questo assetto. Il ricorso a service esterni non è riuscito a colmare tali criticità, generando anzi maggiore complessità gestionale e un incremento dei costi operativi.
Da qui è nata l’esigenza di dotarsi di una nuova infrastruttura orientata all’utenza business, semplice da utilizzare e comunque aperta a futuri miglioramenti e implementazioni. Inoltre, era necessario affidarsi a un integratore di sistemi al quale cedere le complessità di gestione e assistenza della nuova infrastruttura.
Il progetto, come hanno spiegato Roberto Defelice, IT Manager, e Cristina Bufoli, Marketing Communication Manager di Technip Energies, non è stato quindi un semplice refresh tecnologico, ma un percorso per mettere al centro le necessità reali delle persone.
L’approccio: partire dalle esigenze funzionali
Le Funzioni IT e Comunicazione del centro operativo di Roma di Technip Energies hanno deciso quindi di ripensare il modello tecnologico delle sale, concentrandosi sulle esigenze funzionali di chi le utilizza ogni giorno. Il team di progetto ha avviato un’analisi per ottenere un documento dei requisiti funzionali, elencando carenze e obiettivi d’uso nei vari ambienti. Sono state poi aggiunte le direttive interne di gruppo su standard e brand approvati, in modo da garantire compatibilità e continuità con le policy globali. Questa fase ha coinvolto anche colleghi di sedi internazionali – tra cui India, Inghilterra e Stati Uniti – ed è stato un vero esercizio di collaborazione e di sintesi tra esigenze locali e standard aziendali.
“È stato un esercizio utile – racconta Defelice – perché ci ha obbligati a concentrarci davvero sull’esperienza utente e non sull’apparato tecnico. Alla fine abbiamo scoperto soluzioni che non conoscevamo, soprattutto nella gestione microfonica e nell’integrazione audio-video”.
La proposta di VideoGecom e i criteri di scelta
La proposta di VideoGecom ha saputo rispondere pienamente ai requisiti funzionali stabiliti: “Abbiamo scelto l’offerta che meglio rispondeva ai nostri bisogni e alla nostra visione centrata sull’utente, nel rispetto dei vincoli, dei tempi e del budget – ha spiegato Cristina Bufoli –. L’aspetto economico è stato importante, ma altrettanto lo è stata la qualità del servizio, dal supporto alla manutenzione fino al post vendita”.
Un ruolo fondamentale l’hanno avuto anche la credibilità dei brand proposti, di primario rilievo, e la garanzia di un servizio post-vendita completo: “Le tecnologie invecchiano rapidamente – ha osservato Defelice – e mantenere gli apparati allo stato dell’arte è fondamentale non solo per ridurre i guasti, ma anche per motivi di sicurezza informatica”.
Sale a misura di utenti
L’approccio di VideoGecom ha permesso di raggiungere un livello di integrazione avanzata ma trasparente, in cui la complessità tecnologica rimane invisibile all’utente, rendendo ogni operazione semplice e immediata. “Oggi chiunque può gestire una riunione in autonomia – ha precisato Cristina Bufoli – senza dover più richiedere l’assistenza dell’IT o della funzione Comunicazione. Questo ha migliorato la produttività e ridotto i carichi di lavoro interni. Inoltre le nostre sale sono spesso utilizzate per riunioni operative con clienti, e a volte sono addirittura a loro disposizione. Ancora una volta semplicità d’uso e risposta alle esigenze di collaborazione sono divenuti per noi strumenti essenziali e di rapporto con clienti e partner”.
Grazie a questo complesso lavoro le sale oggi dispongono di strumenti di comunicazione versatili e autonomi, in grado di ospitare eventi ibridi, incontri aziendali, webinar e formazione in presenza, collegamenti simultanei con le sedi internazionali dell’azienda, in presenza come da remoto. Fin dall’inizio è stata prevista la possibilità di integrare nuove sale o di aggiornare le dotazioni, così da assecondare eventuali aggiornamenti o crescite future.
L’Auditorium è stato dotato di nuovi strumenti: un display di grande formato e una serie di monitor di rimando per la platea collocati a opportuna distanza l’uno dall’altro per facilitare la visione dei contenuti per le ultime file.
La ripresa video in sala utilizza due telecamere di campo e controcampo in risoluzione 4K. Al tavolo relatori, dotato di monitor integrati, è stata aggiunta la ripresa microfonica wireless, e il processore audio digitale adottato offre funzioni di cancellazione dell’eco e soppressione dei rumori di fondo, permettendo così una eccellente intelligibilità del parlato. Il sistema domotico permette, attraverso un touch panel di regia e uno di sala, di utilizzare agevolmente gli scenari d’uso personalizzati.
Nella Sala del Consiglio sono state potenziate le funzioni legate alla presentazione di contenuti e alla collaborazione ibrida: è stata dotata di nuovi strumenti di Unified Collaboration wireless, di un display di grande formato per la visualizzazione dei contenuti, di una telecamera PTZ ad alta risoluzione per la ripresa video.
Una elegante sound-bar offre ripresa audio e diffusione sonora di alta qualità, e ha rappresentato una scelta mirata per un ambiente rilevante.
La Training Room adotta tecnologie di alto profilo per esperienze diverse come webinar, formazione tradizionale e sessioni di videoconferenza ibrida, e consente anche la libera disposizione delle sedute in diverse configurazioni.
Due grandi display installati su carrelli mobili sono disposti a seconda delle necessità d’uso, la ripresa video con due telecamere PTZ riprende tavolo relatori e platea. Il tavolo relatori adotta microfoni a collo d’oca mentre per la platea sono disponibili radiomicrofoni per i vari interventi.
I diffusori line array con subwoofer gestiti dall’amplificazione di sala su protocollo Dante permettono una esperienza audio di qualità.
Tutte le funzioni sono gestibili tramite un pannello touch, che consente di richiamare scenari d’uso preimpostati o di controllare manualmente le singole funzioni.
Infine, le meeting room: sono dotate di un tavolo riunioni con una decina di postazioni, monitor di sala e video soundbar con tracciamento automatico dello speaker, cancellazione dell’eco e soppressione dei rumori di fondo. La soluzione consente un’esperienza di connessione completamente wireless, compatibile con tutte le principali piattaforme di Unified Communication.
L’intervento ha trasformato gli spazi in ambienti realmente “abilitanti”, dove la tecnologia lavora per favorire comunicazione e partecipazione. L’utente non deve più adattarsi al sistema: è il sistema che si adatta all’utente, accompagnando con naturalezza ogni modalità di lavoro — dal meeting quotidiano all’evento internazionale.
